1. Pourquoi envoyer une lettre de relance (et pas seulement un email)
Quand un client ne paie pas dans les délais, le réflexe naturel est d'envoyer un email de rappel. C'est rapide, gratuit, et souvent suffisant pour les retards mineurs. Mais dans certains cas, l'email ne suffit pas, et c'est là que la lettre de relance entre en jeu.
La valeur probatoire d'un courrier
Un email peut se perdre dans les spams, être ignoré ou contesté. Une lettre envoyée par courrier (surtout en recommandé) constitue une preuve tangible de votre démarche. En cas de litige devant un tribunal, un courrier daté et signé pèsera beaucoup plus lourd qu'un email dans votre dossier.
Le poids psychologique
Recevoir une lettre papier a un impact différent d'un email. Le courrier physique est perçu comme plus formel, plus sérieux. Il signale à votre débiteur que vous ne laisserez pas la situation traîner. Pour beaucoup de mauvais payeurs, c'est le déclencheur qui les pousse à réagir.
Email, lettre simple ou LRAR : que choisir ?
| Support | Coût | Valeur probatoire | Quand l'utiliser |
|---|---|---|---|
| Gratuit | Faible | Premier rappel (J+3 à J+7) | |
| Lettre simple | ~1,50 € | Moyenne | Relance ferme (J+15) |
| Lettre recommandée (LRAR) | ~5 € | Forte | Pre-mise en demeure (J+30) ou mise en demeure |
2. Les 3 modèles de lettre de relance
Voici trois modèles progressifs, du plus courtois au plus ferme. Chaque lettre correspond à un moment précis dans votre séquence de recouvrement. Remplacez les éléments entre crochets par vos propres informations.
1 Premier rappel, J+7 après échéance
Le premier courrier part de l'hypothese que le retard est involontaire. Le ton est courtois et non accusateur. L'objectif est de rappeler l'existence de la facture et d'obtenir un règlement rapide.
[Votre nom / Raison sociale]
[Votre adresse]
[SIRET]
[Ville], le [Date]
À l'attention de [Client]
[Adresse du client]
Madame, Monsieur,
Sauf erreur de notre part, nous constatons que la facture n° [Facture] d'un montant de [Montant] € TTC, émise le [Date d'émission] et arrivée à échéance le [Date d'échéance], n'a pas encore fait l'objet d'un règlement.
Il s'agit vraisemblablement d'un oubli. Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir procéder au règlement de cette facture dans les meilleurs délais.
Si le paiement a été effectué entre-temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce courrier.
Nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire et vous prions d'agreer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Votre nom]
[Téléphone]
[Email]
2 Relance ferme, J+15 après échéance
Si le premier rappel est resté sans réponse, le ton change. Cette deuxième lettre mentionné explicitement les pénalités de retard applicables et fixe un délai précis de 8 jours. Elle reste professionnelle mais ne laisse plus de place au doute sur votre détermination.
[Votre nom / Raison sociale]
[Votre adresse]
[SIRET]
[Ville], le [Date]
À l'attention de [Client]
[Adresse du client]
Madame, Monsieur,
Malgré notre précédent courrier en date du [Date du premier rappel], nous constatons que la facture n° [Facture] d'un montant de [Montant] € TTC reste impayée à ce jour.
Nous vous rappelons que, conformément aux dispositions de l'article L441-10 du Code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit :
- L'application de pénalités de retard calculées sur la base du taux directeur de la BCE majoré de 10 points ;
- Le versement d'une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € (Art. D441-5 C. com.).
Nous vous demandons de bien vouloir régulariser cette situation sous 8 jours à compter de la réception de ce courrier, soit par virement bancaire, soit par tout autre moyen de paiement convenu.
À défaut de règlement dans ce délai, nous nous verrons contraints d'engager des démarches complémentaires afin de recouvrer les sommes dues.
Nous restons disponibles pour échanger si une difficulté particulière justifie ce retard.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
[Votre nom]
[Téléphone]
[Email]
3 Pre-mise en demeure, J+30 après échéance
C'est le dernier avertissement avant la mise en demeure formelle. Le ton est solennel, les références juridiques explicites. Ce courrier doit idéalement être envoyé en lettre recommandée avec accusé de réception pour renforcer sa valeur.
[Votre nom / Raison sociale]
[Votre adresse]
[SIRET]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception
À l'attention de [Client]
[Adresse du client]
Madame, Monsieur,
Malgré nos précédentes relances des [Date relance 1] et [Date relance 2], la facture n° [Facture] d'un montant de [Montant] € TTC, émise le [Date d'émission] et échue depuis le [Date d'échéance], demeure impayée à ce jour.
Le présent courrier constitue un dernier rappel amiable avant l'envoi d'une mise en demeure formelle au sens de l'article 1344 du Code civil.
Décompte des sommes dues :
- Montant principal : [Montant] € TTC
- Pénalités de retard (Art. L441-10 C. com.) : [Montant pénalités] €
- Indemnité forfaitaire de recouvrement (Art. D441-5 C. com.) : 40,00 €
- Total dû : [Total] €
Nous vous accordons un dernier délai de 8 jours à compter de la réception de ce courrier pour procéder au règlement intégral.
Passé ce délai, et sans réponse de votre part, nous engagerons les démarches suivantes :
- Envoi d'une mise en demeure par LRAR
- Le cas échéant, saisine du tribunal compétent via une procédure d'injonction de payer
Nous espérons que cette issue pourra être évitée et restons ouverts à tout échange constructif.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Votre nom]
[Téléphone]
[Email]
Pièces jointes : copie de la facture n° [Facture], historique des relances
Adapter ces modèles à l'e-mail, à la deuxième relance ou à une entreprise cliente
Les deux premiers courriers se transposent en e-mail sans changer de fond ; le troisième, dernier avertissement avant la mise en demeure, garde l'envoi en recommandé décrit plus haut. Dans l'e-mail, l'objet reprend le numéro de la facture et le rang de la relance (« Deuxième relance, facture [Facture] »), le bloc d'adresses disparaît et la facture part en pièce jointe. Le message s'adresse au service qui règle les fournisseurs, souvent la comptabilité. D'autres formulations figurent dans nos modèles d'e-mail de relance.
- Rang de la relance : citez la date de chaque envoi précédent ; ce fil daté sert de trace si le dossier va plus loin.
- Deuxième relance : le modèle 2 vaut pour un client professionnel, avec l'indemnité forfaitaire de 40 € due par facture ; si vos conditions générales de vente prévoient un autre taux de pénalités, c'est ce taux qui figure dans la lettre. Pour un particulier, retirez l'indemnité et le renvoi au Code de commerce ; pour un acheteur public, les intérêts moratoires relèvent du Code de la commande publique.
- Courrier préparé pour une entreprise cliente : la lettre reste celle de l'entreprise créancière, qui la relit et la signe. La personne qui suit les relances d'une autre entreprise vérifie si son activité relève des articles R.124-1 et suivants du Code des procédures civiles d'exécution (ce que cela recouvre).
Lorsque ces courriers concernent plusieurs entreprises clientes, chaque dossier doit garder son propre historique daté. RECOVMAX rassemble ces historiques, client par client, dans un seul cockpit pour les secrétaires indépendantes et les cabinets.
3. Quand passer à la mise en demeure ?
Si vos trois relances sont restées sans réponse, il est temps de passer à l'étape suivante : la mise en demeure. Voici les différences clés entre une lettre de relance et une mise en demeure :
| Critère | Lettre de relance | Mise en demeure |
|---|---|---|
| Nature | Démarche amiable, rappel | Acte juridique formel (Art. 1344 C. civ.) |
| Ton | Courtois à ferme | Juridique et solennel |
| Envoi | Email, courrier simple ou LRAR | LRAR obligatoire en pratique |
| Effets juridiques | Aucun effet de droit direct | Fait courir les intérêts moratoires, ouvre le contentieux |
| Mentions | Pas d'obligation légale stricte | Mentions obligatoires (identités, montant, délai, suites) |
| Timing habituel | J+7 à J+30 après échéance | J+30 à J+45 après échéance |
La relance est un outil de communication. La mise en demeure est un outil juridique. Dans une séquence de recouvrement bien construite, les relances précèdent toujours la mise en demeure. Pour un guide complet sur le processus de relance, consultez notre article dédié. Si vous rédigez ces courriers pour le compte de plusieurs entreprises, le suivi se pilote autrement, voir le recouvrement de créances B2B pour plusieurs mandants.
4. Les règles à respecter dans une lettre de relance
Même si la lettre de relance n'est pas un acte juridique aussi formalisé que la mise en demeure, certaines bonnes pratiques la rendent beaucoup plus efficace, et utilisable en cas de litige.
Les mentions à inclure systématiquement
- Vos coordonnées complètes : nom ou raison sociale, adresse, SIRET
- Les coordonnées du débiteur : nom ou raison sociale, adresse
- La référence de la facture : numéro, date d'émission, date d'échéance
- Le montant dû : montant HT, TVA, montant TTC
- L'objet de la prestation : description succincte de ce qui a été facturé
- Un délai de règlement : clair et raisonnable (8 à 15 jours)
- La date et votre signature
Les pénalités de retard : vos droits
À partir de la deuxième relance, vous pouvez (et devriez) mentionner les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement. Le simple rappel de ces montants suffit souvent à accélérer le paiement. Pour calculer le montant exact des pénalités, utilisez notre calculateur de pénalités de retard.
Art. L441-10 : Les conditions de règlement doivent obligatoirement préciser les conditions d'application et le taux des pénalités de retard exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture, ainsi que le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
Art. D441-5 : L'indemnité forfaitaire de recouvrement prévue au douzième alinéa du I de l'article L441-10 est fixée à 40 euros. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, le créancier peut demander une indemnisation complémentaire sur justification.
Les erreurs à éviter
- Menaces disproportionnées : n'annoncez pas des poursuites que vous ne comptez pas engager
- Ton agressif ou insultant : restez professionnel, même si la situation vous exaspère
- Informations erronées : vérifiez le numéro de facture, le montant et les dates avant chaque envoi
- Oublier la facture en pièce jointe : joignez toujours une copie de la facture concernée
- Ne pas dater ni signer : un courrier sans date ni signature perd toute crédibilité
5. Préparez et suivez vos relances avec RECOV
Rédiger des courriers de relance à la main, calculer les pénalités, adapter le ton à chaque étape, suivre les délais pour chaque client... Tout cela consomme un temps précieux que vous devriez consacrer à votre activité.
RECOV prépare vos relances à partir des informations de votre facture impayée ; vous relisez chacune avant de l'envoyer. L'outil vous donne :
- une séquence adaptée, jusqu'à 8 relances progressives : du premier rappel courtois à la pré-mise en demeure, chaque message est adapté au stade de la séquence
- Le calcul automatique des pénalités et de l'indemnité forfaitaire de 40 €
- Des textes prêts à copier pour vos emails et courriers, avec toutes les mentions légales
- Un calendrier de relance avec les dates optimales pour chaque étape
Plus besoin de modèles à copier-coller ni de calculs manuels. Vous structurez vos relances dans un cadre juridique propre, avec les textes cités selon le régime du débiteur.
Vous rédigez ces relances pour plusieurs clients ? Une page correspond à votre métier.
Une séquence de relance adaptée, prête à relire
RECOV prépare votre séquence de relance, avec les pénalités calculées et les mentions légales, en textes à relire avant envoi.
Conçu pour les freelances, indépendants et auto-entrepreneurs.