1. Pourquoi envoyer une lettre de relance (et pas seulement un email)
Quand un client ne paie pas dans les delais, le reflexe naturel est d'envoyer un email de rappel. C'est rapide, gratuit, et souvent suffisant pour les retards mineurs. Mais dans certains cas, l'email ne suffit pas — et c'est la que la lettre de relance entre en jeu.
La valeur probatoire d'un courrier
Un email peut se perdre dans les spams, etre ignore ou conteste. Une lettre envoyee par courrier (surtout en recommande) constitue une preuve tangible de votre demarche. En cas de litige devant un tribunal, un courrier date et signe pesera beaucoup plus lourd qu'un email dans votre dossier.
Le poids psychologique
Recevoir une lettre papier a un impact different d'un email. Le courrier physique est percu comme plus formel, plus serieux. Il signale a votre debiteur que vous ne laisserez pas la situation trainer. Pour beaucoup de mauvais payeurs, c'est le declencheur qui les pousse a reagir.
Email, lettre simple ou LRAR : que choisir ?
| Support | Cout | Valeur probatoire | Quand l'utiliser |
|---|---|---|---|
| Gratuit | Faible | Premier rappel (J+3 a J+7) | |
| Lettre simple | ~1,50 € | Moyenne | Relance ferme (J+15) |
| Lettre recommandee (LRAR) | ~5 € | Forte | Pre-mise en demeure (J+30) ou mise en demeure |
2. Les 3 modeles de lettre de relance
Voici trois modeles progressifs, du plus courtois au plus ferme. Chaque lettre correspond a un moment precis dans votre sequence de recouvrement. Remplacez les elements entre crochets par vos propres informations.
1 Premier rappel — J+7 apres echeance
Le premier courrier part de l'hypothese que le retard est involontaire. Le ton est courtois et non accusateur. L'objectif est de rappeler l'existence de la facture et d'obtenir un reglement rapide.
[Votre nom / Raison sociale]
[Votre adresse]
[SIRET]
[Ville], le [Date]
A l'attention de [Client]
[Adresse du client]
Madame, Monsieur,
Sauf erreur de notre part, nous constatons que la facture n° [Facture] d'un montant de [Montant] € TTC, emise le [Date d'emission] et arrivee a echeance le [Date d'echeance], n'a pas encore fait l'objet d'un reglement.
Il s'agit vraisemblablement d'un oubli. Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir proceder au reglement de cette facture dans les meilleurs delais.
Si le paiement a ete effectue entre-temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce courrier.
Nous restons a votre disposition pour tout renseignement complementaire et vous prions d'agreer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguees.
[Votre nom]
[Telephone]
[Email]
2 Relance ferme — J+15 apres echeance
Si le premier rappel est reste sans reponse, le ton change. Cette deuxieme lettre mentionne explicitement les penalites de retard applicables et fixe un delai precis de 8 jours. Elle reste professionnelle mais ne laisse plus de place au doute sur votre determination.
[Votre nom / Raison sociale]
[Votre adresse]
[SIRET]
[Ville], le [Date]
A l'attention de [Client]
[Adresse du client]
Madame, Monsieur,
Malgre notre precedent courrier en date du [Date du premier rappel], nous constatons que la facture n° [Facture] d'un montant de [Montant] € TTC reste impayee a ce jour.
Nous vous rappelons que, conformement aux dispositions de l'article L441-10 du Code de commerce, tout retard de paiement entraine de plein droit :
- L'application de penalites de retard calculees sur la base du taux directeur de la BCE majore de 10 points ;
- Le versement d'une indemnite forfaitaire de recouvrement de 40 € (Art. D441-5 C. com.).
Nous vous demandons de bien vouloir regulariser cette situation sous 8 jours a compter de la reception de ce courrier, soit par virement bancaire, soit par tout autre moyen de paiement convenu.
A defaut de reglement dans ce delai, nous nous verrons contraints d'engager des demarches complementaires afin de recouvrer les sommes dues.
Nous restons disponibles pour echanger si une difficulte particuliere justifie ce retard.
Veuillez agreer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguees.
[Votre nom]
[Telephone]
[Email]
3 Pre-mise en demeure — J+30 apres echeance
C'est le dernier avertissement avant la mise en demeure formelle. Le ton est solennel, les references juridiques explicites. Ce courrier doit idealement etre envoye en lettre recommandee avec accuse de reception pour renforcer sa valeur.
[Votre nom / Raison sociale]
[Votre adresse]
[SIRET]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandee avec accuse de reception
A l'attention de [Client]
[Adresse du client]
Madame, Monsieur,
Malgre nos precedentes relances des [Date relance 1] et [Date relance 2], la facture n° [Facture] d'un montant de [Montant] € TTC, emise le [Date d'emission] et echue depuis le [Date d'echeance], demeure impayee a ce jour.
Le present courrier constitue un dernier rappel amiable avant l'envoi d'une mise en demeure formelle au sens de l'article 1344 du Code civil.
Decompte des sommes dues :
- Montant principal : [Montant] € TTC
- Penalites de retard (Art. L441-10 C. com.) : [Montant penalites] €
- Indemnite forfaitaire de recouvrement (Art. D441-5 C. com.) : 40,00 €
- Total du : [Total] €
Nous vous accordons un dernier delai de 8 jours a compter de la reception de ce courrier pour proceder au reglement integral.
Passe ce delai, et sans reponse de votre part, nous engagerons les demarches suivantes :
- Envoi d'une mise en demeure par LRAR
- Le cas echeant, saisine du tribunal competent via une procedure d'injonction de payer
Nous esperons que cette issue pourra etre evitee et restons ouverts a tout echange constructif.
Veuillez agreer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguees.
[Votre nom]
[Telephone]
[Email]
Pieces jointes : copie de la facture n° [Facture], historique des relances
3. Quand passer a la mise en demeure ?
Si vos trois relances sont restees sans reponse, il est temps de passer a l'etape suivante : la mise en demeure. Voici les differences cles entre une lettre de relance et une mise en demeure :
| Critere | Lettre de relance | Mise en demeure |
|---|---|---|
| Nature | Demarche amiable, rappel | Acte juridique formel (Art. 1344 C. civ.) |
| Ton | Courtois a ferme | Juridique et solennel |
| Envoi | Email, courrier simple ou LRAR | LRAR obligatoire en pratique |
| Effets juridiques | Aucun effet de droit direct | Fait courir les interets moratoires, ouvre le contentieux |
| Mentions | Pas d'obligation legale stricte | Mentions obligatoires (identites, montant, delai, suites) |
| Timing habituel | J+7 a J+30 apres echeance | J+30 a J+45 apres echeance |
La relance est un outil de communication. La mise en demeure est un outil juridique. Dans une sequence de recouvrement bien construite, les relances precedent toujours la mise en demeure. Pour un guide complet sur le processus de relance, consultez notre article dedie.
4. Les regles a respecter dans une lettre de relance
Meme si la lettre de relance n'est pas un acte juridique aussi formalise que la mise en demeure, certaines bonnes pratiques la rendent beaucoup plus efficace — et utilisable en cas de litige.
Les mentions a inclure systematiquement
- Vos coordonnees completes — nom ou raison sociale, adresse, SIRET
- Les coordonnees du debiteur — nom ou raison sociale, adresse
- La reference de la facture — numero, date d'emission, date d'echeance
- Le montant du — montant HT, TVA, montant TTC
- L'objet de la prestation — description succincte de ce qui a ete facture
- Un delai de reglement — clair et raisonnable (8 a 15 jours)
- La date et votre signature
Les penalites de retard : vos droits
A partir de la deuxieme relance, vous pouvez (et devriez) mentionner les penalites de retard et l'indemnite forfaitaire de recouvrement. Le simple rappel de ces montants suffit souvent a accelerer le paiement. Pour calculer le montant exact des penalites, utilisez notre calculateur de penalites de retard.
Art. L441-10 : Les conditions de reglement doivent obligatoirement preciser les conditions d'application et le taux des penalites de retard exigibles le jour suivant la date de reglement figurant sur la facture, ainsi que le montant de l'indemnite forfaitaire pour frais de recouvrement.
Art. D441-5 : L'indemnite forfaitaire de recouvrement prevue au douzieme alinea du I de l'article L441-10 est fixee a 40 euros. Lorsque les frais de recouvrement exposes sont superieurs au montant de cette indemnite forfaitaire, le creancier peut demander une indemnisation complementaire sur justification.
Les erreurs a eviter
- Menaces disproportionnees — n'annoncez pas des poursuites que vous ne comptez pas engager
- Ton agressif ou insultant — restez professionnel, meme si la situation vous exaspere
- Informations erronees — verifiez le numero de facture, le montant et les dates avant chaque envoi
- Oublier la facture en piece jointe — joignez toujours une copie de la facture concernee
- Ne pas dater ni signer — un courrier sans date ni signature perd toute credibilite
5. Automatisez vos relances avec RECOV
Rediger des courriers de relance a la main, calculer les penalites, adapter le ton a chaque etape, suivre les delais pour chaque client... Tout cela consomme un temps precieux que vous devriez consacrer a votre activite.
RECOV automatise l'integralite du processus. A partir de 4 informations sur votre facture impayee, l'outil genere instantanement :
- 8 relances progressives — du premier rappel courtois a la pre-mise en demeure, chaque message est adapte au stade de la sequence
- Le calcul automatique des penalites et de l'indemnite forfaitaire de 40 €
- Des textes prets a copier pour vos emails et courriers, avec toutes les mentions legales
- Un calendrier de relance avec les dates optimales pour chaque etape
Plus besoin de modeles a copier-coller ni de calculs manuels. Vous gagnez du temps, vous restez professionnel, et vous augmentez significativement vos chances de recuperer vos creances.
Generez 8 relances adaptees en 30 secondes
RECOV cree automatiquement votre sequence complete de relance avec penalites calculees, mentions legales et textes prets a envoyer.
Concu pour les freelances, independants et auto-entrepreneurs.