Chaque vidéo dure moins de quarante secondes, sans son : les étapes sont écrites à l'écran et résumées sous la vidéo. Toutes sont aussi sur la chaîne YouTube RECOVMAX.
- Démarrer le suivi d'un nouveau client
- Envoyer une relance, relue avant envoi
- Préparer l'appel d'un débiteur
- Noter une promesse de paiement ou un échéancier
- Enregistrer un paiement, total ou partiel
- Déclarer un litige sans bloquer le reste dû
- Préparer une mise en demeure
Geste 1Démarrer le suivi d'un nouveau client
Cochez ce que vous avez sous la main pour ce client : le FEC du comptable, des factures PDF ou papier, un tableau Excel ou CSV. Déposez le FEC : le client est reconnu par le SIREN du fichier et ses factures impayées deviennent des dossiers ; une facture récente se saisit en deux minutes environ. Il reste à déclarer sur la fiche du client votre pouvoir d'agir (mandat, clause de votre contrat ou statut de salarié), à compléter les adresses e-mail des débiteurs, que le FEC ne contient jamais, puis à regarder une relance d'essai : le débiteur ne reçoit rien.
Geste 2Envoyer une relance, relue avant envoi
Le dossier s'ouvre sur sa séquence de relances. Vous voyez ce que le débiteur va recevoir, vous relisez, vous modifiez si besoin ; en cas de doute, envoyez-vous un essai d'abord. La relance part en votre nom pour votre client (ou sous son seul nom pour les premières relances, si vous l'avez choisi), datée et tracée dans l'historique, et l'étape suivante est déjà prévue.
Geste 3Préparer l'appel d'un débiteur
Quand un appel est conseillé, la fiche d'appel est prête : qui joindre, la créance et, s'il y a lieu, ses intérêts de retard, l'historique des relances, ce qu'il faut obtenir et ce qu'il ne faut pas dire. Si le débiteur demande à être rappelé, notez la date : les relances automatiques attendent ce rappel, dix jours ouvrés au plus, puis reprennent.
Geste 4Noter une promesse de paiement ou un échéancier
Le débiteur promet une date : notez-la avec le montant, les relances attendent cette date. Il demande à étaler : l'échéancier se crée en quatre champs et chaque échéance est suivie ; les relances automatiques s'arrêtent pendant l'échéancier. S'il n'est pas tenu, rien ne repart seul : le cockpit propose une mise en demeure des seules échéances manquées, à faire signer par votre client. Promesse et échéancier s'enregistrent dans le cadre fixé par votre client, ou avec son accord.
Geste 5Enregistrer un paiement, total ou partiel
Le virement est arrivé : le reste dû est proposé, et la date à retenir est celle de la banque. Un paiement partiel : saisissez le montant reçu, le solde reste suivi et la prochaine relance ne porte que sur ce qui reste dû.
Geste 6Déclarer un litige sans bloquer le reste dû
La facture est contestée : le type de litige propose la date de revue (15 ou 30 jours, modifiable). Indiquez le motif et la somme contestée ; seule cette somme est gelée, la partie non contestée reste due et se réclame par un message à part. Revue, reste dû, personne qui doit agir : tout est suivi jusqu'à la clôture du litige.
Geste 7Préparer une mise en demeure
À l'étape 4 de la séquence, la mise en demeure se prépare en PDF, à l'en-tête de votre client : principal, intérêts de retard et, sauf face à un particulier, indemnité forfaitaire de 40 € sont calculés au jour du courrier, et le texte de loi cité suit le régime du débiteur. Il reste trois gestes : la faire relire et signer par votre client, qui est le créancier ; l'envoyer en recommandé avec accusé de réception ; enregistrer l'envoi le jour du dépôt, et la séquence passe à l'étape suivante. Le délai de huit jours laissé au débiteur court à compter de la réception : gardez l'avis de réception.
La suite de la chaîne, jusqu'au dossier remis à un commissaire de justice ou à un avocat, est décrite étape par étape sur la page De la relance au contentieux.
Ces gestes sur les dossiers de vos clients
Un échange de 30 minutes avec le fondateur, puis l'accès fondateur : vos clients, leurs factures, votre premier lot de relances.
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