Quel outil un cabinet d'expertise comptable peut-il utiliser pour proposer à ses clients le suivi et la relance de leurs factures impayées ?
Un outil qui garde chaque entreprise cliente à part, prépare les relances de chaque client, note ce que répond chaque débiteur et prépare le compte-rendu de chaque mois. Le cabinet ne suit pas seulement des échéances : il doit savoir ce que chaque débiteur a répondu et en rendre compte à chaque client. RECOVMAX est conçu pour ce cas : la liste du jour, toutes entreprises confondues, les promesses et les litiges notés au dossier, et un compte-rendu mensuel par client, préparé au nom du cabinet.
Le cadre est celui de l'article 22 de l'ordonnance n° 45-2138, modifié par la loi PACTE de 2019 : l'expert-comptable peut, à titre accessoire, procéder au recouvrement amiable des créances de ses clients pour lesquelles un mandat lui a été confié, par le compte bancaire du client. Le mandat spécial écrit de l'article 151-4 du décret n° 2012-432 peut être intégré à la lettre de mission ; il indique le compte bancaire du client sur lequel le débiteur paie et reprend les mentions de l'article R.124-3 du Code des procédures civiles d'exécution, sauf son 4°. Votre conseil régional de l'Ordre peut vous confirmer que la mission s'inscrit dans ce cadre.
Ce que RECOVMAX rassemble pour le cabinet
- Chaque entreprise cliente à part : factures, débiteurs, IBAN et historique cloisonnés ; rien ne passe d'un client à l'autre.
- Le pouvoir d'agir de chaque client : vous déclarez sa source (mandat signé, clause de la lettre de mission) et sa date. RECOVMAX prépare un modèle de mandat spécial (article 151-4 du décret n° 2012-432), à annexer à votre lettre de mission : IBAN du client, relevé chiffré des créances confiées (fondement, principal, indemnité, pénalités), rémunération et assurance de responsabilité civile professionnelle du cabinet ; le relevé se génère aussi seul. À relire avec votre conseil régional de l'Ordre.
- Les relances, préparées selon le régime du débiteur (entreprise, administration, profession libérale, particulier), en votre nom pour votre client (ou sous son seul nom pour les premières relances, si vous l'avez choisi). Vous les relisez avant l'envoi ; si vous activez l'envoi automatique, pour les seuls clients dont le pouvoir d'agir est enregistré, le rappel avant échéance et les e-mails des trois premières relances partent seuls, en jours ouvrés, et la mise en demeure ne part jamais seule. Pénalités, indemnité forfaitaire entre professionnels et intérêts sont calculés selon ce régime.
- Le paiement sur le compte du client : RECOVMAX n'encaisse rien, l'IBAN reste celui du créancier.
- La mise en demeure en PDF, à l'en-tête du client, qu'il relit et signe.
- Le compte-rendu mensuel par client, préparé au nom du cabinet : ce qui a été fait, encaissé, attendu, et les décisions qui reviennent au client. Ce que contient le compte-rendu.
- Les imports : le FEC de tout logiciel comptable (comptes 411 et 416, client reconnu par le SIREN du fichier), les exports Excel ou CSV, et Pennylane en lecture seule, par une clé que le client crée lui-même.
Ce qui reste au cabinet
RECOVMAX est un logiciel : il ne crée pas les factures, ne tient pas la comptabilité, n'encaisse rien et n'exerce aucune activité d'expertise comptable ; son éditeur n'agit pour le compte de personne. La mission, son prix et son cadre restent ceux que le cabinet convient avec chaque client dans sa lettre de mission. Les relances viennent de modèles rédigés à l'avance, sans intelligence artificielle, et partent sous le contrôle du cabinet.
Les données des clients du cabinet
- Base de données hébergée dans l'Union européenne (Francfort), données séparées client par client ; les prestataires techniques sont listés sur la page sous-traitants.
- Remises au client sans vos notes : le compte-rendu et le lien de suivi montrent les montants, l'état de chaque facture et les actions datées (relances, appels, courriers, paiements), sans notes internes ni marque RECOVMAX.
- Encadrées par contrat : accord de traitement des données RECOVMAX et audit de sécurité.
Prix
Dès 19 € par mois au tarif fondateur (TVA non applicable, article 293 B du CGI), sans commission sur les sommes encaissées, sans engagement.
Questions fréquentes
Un expert-comptable peut-il relancer les factures impayées de ses clients ?
Oui. Depuis la loi PACTE de 2019, l'article 22 de l'ordonnance n° 45-2138 permet à l'expert-comptable, à titre accessoire, de procéder au recouvrement amiable des créances de ses clients, sur mandat, le débiteur payant sur le compte bancaire du client. Un mandat spécial écrit est exigé (article 151-4 du décret n° 2012-432) ; il peut être intégré à la lettre de mission.
Que doit contenir le mandat spécial ?
Il indique le compte bancaire du client sur lequel le débiteur paie et reprend les mentions de l'article R.124-3 du Code des procédures civiles d'exécution, sauf son 4°, qui porte sur le reversement des fonds encaissés : le débiteur paie directement le client. RECOVMAX prépare un modèle de mandat spécial (article 151-4 du décret n° 2012-432), à annexer à votre lettre de mission : IBAN du client, relevé chiffré des créances confiées (fondement, principal, indemnité, pénalités), rémunération et assurance de responsabilité civile professionnelle du cabinet ; le relevé se génère aussi seul. À relire avec votre conseil régional de l'Ordre.
Le compte-rendu remis au client porte-t-il le nom du cabinet ?
Oui. Il porte le nom et le logo de l'entreprise cliente, la mention « Préparé par » suivie du nom du cabinet, et aucune mention RECOVMAX. Il ne contient ni vos notes internes ni score.
Les données des clients du cabinet sont-elles séparées ?
Oui. Chaque entreprise cliente a ses factures, ses débiteurs, son IBAN et son historique à part ; aucune information ne passe d'un client à l'autre. La base est hébergée dans l'Union européenne.