État factuel du produit, sans projection commerciale. 40 fonctionnalités disponibles, en usage auprès des premiers comptes, en cours : 1, le reste arbitré avec les premiers comptes. Mise à jour à chaque sprint : les comptes fondateurs ont une voix prioritaire sur la priorisation.
Suivi simultané de plusieurs portefeuilles clients TPE, séparation des données par mandat. Pendant la période d'ouverture, jusqu'à 50 clients (créanciers) distincts par compte, avec un nombre de créances réparties librement entre eux.
Mandat de gestion en PDF, à relire et signer par les deux parties : IBAN du créancier, annexe datée des créances confiées, pouvoirs sur les délais et les remises, assurance de responsabilité civile professionnelle, conditions de révocation. Aucun encaissement pour le compte d'un tiers : les paiements vont toujours à l'IBAN du créancier.
Entre professionnels, intérêts calculés au taux de chaque semestre traversé par le retard (taux des CGV du client, ou taux de la BCE majoré de dix points), avec une ligne par semestre dans la mise en demeure ; pour une administration, au taux du semestre où le retard a commencé, comme le prévoit le code de la commande publique. Indemnité de 40 € par facture, due par un professionnel ou une administration, jamais par un particulier. Montants détaillés dans la mise en demeure, au régime du débiteur.
Génération au régime du débiteur (entreprise, administration, profession libérale, particulier), visas juridiques inclus, établie à l'en-tête du créancier, à relire et signer par lui. Aucune mention de l'outil dans le document.
Journal d'action conservé sans modification possible côté utilisateur (Postgres + RLS strict). Chaque étape métier tracée avec contexte technique. Chaînage cryptographique SHA-256 en place : toute altération d'une ligne casse la chaîne (preuve d'intégrité, fonction de vérification dédiée).
PDF structuré à transmettre au client final : synthèse (encours, récupéré du mois, retard moyen, recouvré depuis le début du suivi, détaillé en montants), faits marquants du mois, points nécessitant une décision, dossiers à enjeu, et annexe détaillée optionnelle. Valorise concrètement la prestation du cabinet.
Grille de 10 points (informations et pièces réunies, litige signalé), chronologie datée du dossier (PDF), mandat et mise en demeure exportables : les pièces se transmettent au commissaire de justice de votre choix. Une facture en litige, refusée, rejetée par la plateforme ou passée en compte 416 rend le dossier non transmissible en l'état, quel que soit le nombre de points réunis. Prochaine étape, planifiée ci-dessous : leur assemblage en un seul dossier.
Row Level Security PostgreSQL · architecture alignée RGPD · base de données hébergée dans l'Union européenne (Francfort) · les sous-traitants techniques (Vercel, Resend, Anthropic) peuvent traiter des données hors UE sous clauses contractuelles types de la Commission européenne · DPA et sous-traitants documentés publiquement.
Compte gratuit permettant de découvrir le cadre d'usage : 1 créance active, 1 mise en demeure mensuelle, 1 SIREN créancier. Sans carte bancaire. Bascule vers RECOVMAX dès qu'un cabinet suit plusieurs portefeuilles simultanément.
Le ton des relances amiables s'ajuste à la situation de chaque débiteur (client fidèle, trésorerie tendue, litige en cours, interlocuteur silencieux). Réglé par défaut au niveau du client, ajustable dossier par dossier. La mise en demeure reste ferme quel que soit le profil.
À l'ajout d'un nouveau client suivi, l'utilisateur s'engage à ne relancer qu'avec le pouvoir d'agir de ce client et à traiter les données conformément au RGPD (article 3 des CGU). Le pouvoir se déclare ensuite sur la fiche du client : mandat signé, clause de la lettre de mission ou statut de salarié, date du document, déclaration horodatée. Sans pouvoir déclaré, aucune relance automatique ne part. À la fin d'un mandat, les données du client lui sont restituées en archive, puis effacées.
Refonte du tableau de bord : indicateurs hiérarchisés (total à recouvrer en tête), worklist priorisée par situation (nouveau dossier, relance en retard, promesse, échéancier, litige, injoignable…) et vue Clients en cockpit de santé du portefeuille. La vue « Aujourd'hui » présente les dossiers du jour en tableau, et chaque dossier à décider dit pourquoi il y figure. Une visite « Comment ça marche » en cinq étapes, proposée une fois puis disponible dans l'aide, montre l'écran réel.
Chargement depuis le fichier des écritures comptables (FEC) d'un client, ou depuis un simple tableur Excel ou CSV. Le client est reconnu par le SIREN inscrit dans le nom du fichier, et l'import dit ce qu'il va faire avant toute écriture. Factures impayées détectées sur les comptes clients 411 et 416, factures soldées exclues (le solde du compte fait foi, pas le seul lettrage), avoirs rattachés, distinction professionnels / particuliers, colonnes reconnues et ajustables. Un nouvel import met à jour les dossiers existants, débiteur par débiteur. Les factures électroniques (Factur-X, UBL, CII) se déposent telles quelles.
Signalement des créances dont le délai de prescription est atteint ou proche (5 ans professionnels, 2 ans particuliers, 4 ans administrations). Le délai tient compte de ce qui le fait repartir : un paiement partiel et, face à une administration, chaque demande écrite de paiement. Une créance prescrite n'est jamais relancée automatiquement : la décision revient au gestionnaire.
Balance âgée par tranches d'ancienneté, retard moyen pondéré, prévision d'encaissements, taux de créances qualifiées, et évolution hebdomadaire du portefeuille. La lecture attendue par un credit manager.
Déclaration d'un litige typé (prix, qualité, livraison, litige administratif…) qui suspend la relance, avec montant contesté et date de revue. Un litige partiel ne gèle que la somme contestée : le reste se réclame. Message au débiteur préparé, médiation, puis clôture motivée : contestation rejetée, avoir total ou partiel, remise, transaction ou abandon de la contestation. Le litige ne se lève que par sa clôture.
Envoi des relances manuellement, par lot, ou automatiquement (activation optionnelle, désactivée par défaut), au rythme et avec les mentions adaptés à chaque débiteur. Un écran de planning montre précisément ce qui partira avant tout envoi. Les envois automatiques partent les jours ouvrés, de 8 h à 18 h (heure de Paris), hors jours fériés nationaux.
« M'envoyer un essai » adresse le message exact à votre propre adresse, l'objet précédé de la mention [ESSAI] et du vrai destinataire : rien ne part au débiteur et la séquence du dossier ne bouge pas. Le mode test redirige toutes vos relances vers votre adresse ; elles font avancer la séquence du dossier comme un envoi réel, mais n'entrent ni dans les chiffres, ni dans le portail, ni dans les documents remis à votre client.
Le créancier consulte l'avancement de ses créances via un lien sécurisé à usage restreint, sans création de compte, présenté au nom du cabinet, sans marque de l'outil. Résumé, priorités et actions récentes en lecture seule.
Relevé de compte consolidé par débiteur (total, détail, pénalités, une page par créancier) et chronologie datée d'un dossier : documents opposables, utilisables jusqu'en transmission à un commissaire de justice.
Un statut et un poste de décision dédiés pour les créances où l'amiable est épuisé, avant toute mise en demeure ou transmission : récapitulatif (montant, retard, prescription, relances menées), recommandation contextuelle, et arbitrage en un clic (mise en demeure, transmission, négociation, abandon). En usage sur les premiers comptes depuis juillet 2026.
Pour chaque créance, le statut connu de la facture dans le circuit du débiteur, aligné sur le cycle de vie de la facture électronique. Une facture refusée, rejetée ou passée en litige comptable suspend la relance sur l'envoi manuel comme sur l'envoi automatique ; un statut non renseigné ne bloque jamais.
Réglable client par client, de 1 à 30 jours avant l'échéance : un e-mail courtois, sans pénalité ni mention de retard, avant que la facture ne soit due. Désactivé par défaut ; les dossiers déjà échus ne sont jamais concernés.
Réglable client par client : les premières relances partent sous le seul nom de l'entreprise créancière, sans mention du cabinet qui les gère. La mise en demeure n'est jamais concernée : elle est signée par le créancier et porte ses propres mentions.
Les requêtes envoyées au moteur d'analyse interne transmettent des étiquettes (« Débiteur 1 », « Client A ») plutôt que les raisons sociales ; le nom réel est réinjecté côté application, et les SIRET et adresses e-mail sont retirés. S'ajoute à la minimisation des données déjà en place (opt-out d'entraînement, clauses contractuelles types UE). Le sous-traitant technique est détaillé dans le DPA.
Une remise proposée au débiteur sous condition de paiement avant une date : passé cette date, l'offre devient caduque et le montant initial reste dû. L'accord écrit du débiteur est demandé quand la loi l'exige (débiteur non commerçant au-delà de 1 500 €, litige de prix ou de qualité). La remise reste une décision de votre client.
Un virement qui couvre plusieurs factures d'un même débiteur se répartit entre elles, sur une proposition d'imputation à valider. Tant que des fonds restent non affectés, la relance de ce débiteur attend ; un écart de 5 € ou moins se décide avec le client au lieu de repartir en relance.
Quand un débiteur est en sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire, les relances s'arrêtent sur tous ses dossiers et le cockpit rappelle de déclarer la créance auprès du mandataire judiciaire, dans les délais qui suivent la publication au BODACC.
Chaque versement est enregistré sur sa propre ligne, datée, jamais écrasée : paiements partiels, échéances, règlements répartis et rectifications restent traçables, et les indicateurs d'encaissement se calculent sur ces lignes. Un client archivé n'est plus jamais relancé.
Pour un client sous Pennylane (offre Essentiel ou supérieure), ses factures impayées arrivent dans le cockpit sans export. Il crée lui-même sa clé de lecture depuis un lien sécurisé, vous ne la voyez jamais, et chaque facture est relue dans Pennylane avant toute relance. Les factures se mettent à jour chaque nuit, et à la demande. Tiime reste à l'étude.
Sur la fiche de chaque client : le délai de paiement et l'échéancier qu'il accepte d'avance, datés et repris dans le mandat. Une promesse ou un échéancier qui reste dans ce cadre s'enregistre aussitôt ; au-delà, la demande du débiteur devient une « Demande à soumettre » à votre client, et sa réponse, accord ou refus, est notée sur le dossier. Sans cadre, une promesse au-delà de 10 jours ouvrés demande son accord.
Quand un débiteur a plusieurs factures échues chez le même client, dont une relance amiable est due aujourd'hui ou dans les six jours, un seul e-mail les reprend (vingt au plus ; jamais la mise en demeure). Le texte est rédigé par le serveur, chaque facture est contrôlée comme pour une relance seule et garde sa trace sur son dossier. Jamais deux clients dans le même e-mail. Proposée dans « Traiter les relances du jour », envoyée après votre relecture.
Un seuil d'appel par client : dès que ce qu'un débiteur lui doit sur ses factures échues l'atteint, un appel est proposé deux jours ouvrés après la dernière relance écrite, et dès le lendemain d'une promesse ou d'une échéance manquée. Un rappel demandé par le débiteur se note avec sa date : les relances automatiques l'attendent, et le dossier revient dans « Appels à passer » le jour dit. Une fiche d'appel prépare l'échange.
Votre client crée son lien de paiement Stripe ; collé sur sa fiche et activé, le lien figure dans chaque e-mail de relance. Le débiteur paie par carte sur la page de paiement de votre client, sans mention de RECOVMAX ni de vous. L'argent va directement sur le compte de votre client : RECOVMAX n'encaisse rien.
Un débiteur public est reconnu à sa catégorie juridique officielle, lue par son SIREN dans l'annuaire officiel des entreprises, jamais à son nom. Le régime administration est alors proposé (intérêts, délai de prescription, mentions de la mise en demeure), ou la fiche signale « à vérifier » quand la catégorie ne suffit pas à trancher (certains établissements publics à caractère industriel ou commercial, organismes consulaires) ; la source est notée au journal du dossier.
Un parcours guidé, une action par écran : choisir ses sources (FEC, tableur, factures électroniques, Pennylane, ou factures PDF et papier saisies une à une), les faire entrer, compléter ce qui manque pour relancer (les adresses e-mail des débiteurs, qu'un FEC ne contient pas), puis voir la première relance avant de l'envoyer. Le parcours existe aussi en vidéo, et chaque écran propose un rendez-vous en visio.
Entre professionnels, le taux de pénalités prévu par les conditions générales de vente de votre client (taux fixe, multiple du taux d'intérêt légal, taux de la BCE majoré) se note sur sa fiche. Un taux sous le minimum légal ne s'applique pas ; un taux plus élevé que celui de la loi ne s'applique qu'avec la preuve que le débiteur a accepté ces conditions. La question est posée une fois par client ; « Je ne sais pas » applique le taux prévu par la loi à défaut de clause.
Six vidéos d'une trentaine de secondes (relance, accord de paiement, litige, paiement, appel, mise en demeure), chacune ouverte à l'endroit du geste. Un lexique de 28 mots du recouvrement, relié aux points d'aide de l'écran. Après chaque geste, une confirmation dit ce qui a été fait et ce qui suit. La fiche client montre d'abord l'indispensable pour relancer, puis les réglages facultatifs.
L'onglet Compte montre l'état de votre accès (fondateur, souscrit, résiliation programmée) et ses dates. Le moment venu, la souscription se fait depuis le cockpit, comme la gestion de la carte et des factures, la résiliation et son annulation, sans écrire à personne. Après une résiliation, l'abonnement se réactive pendant la période de grâce et la lecture seule, au tarif en vigueur (le tarif fondateur ne se réactive pas après une résiliation, article 5.2), et un e-mail prévient à chaque étape de la fin d'accès.
Après une semaine ouvrée sans ouverture du cockpit, un e-mail propose des vidéos de démonstration, des pages pour appuyer votre rôle auprès de vos clients et un rendez-vous en visio. Un seul par absence, au plus un par mois, aucun quand vos relances automatiques tournent ; une réponse « stop » suffit pour ne plus le recevoir.
De 2 à 10 collaborateurs par cabinet · rôles différenciés (titulaire EC, collaborateur, signataire) · partage de dossiers · circuit de validation à plusieurs niveaux.
Assemblage en un seul dossier des pièces déjà produites séparément (chronologie datée, mandat, mise en demeure, relevé de compte) pour la transmission au commissaire de justice. RECOVMAX prépare le dossier, il ne lance pas la procédure.
Le moteur d'analyse interne propose une catégorisation des courriels reçus (paiement promis, demande d'échelonnement, contestation, absence de réponse). Aucune action automatique sur le dossier : la validation cabinet reste systématique avant changement de statut.
Identification des créances présentant les caractéristiques d'éligibilité à provision (ancienneté, montant, statut relance). RECOVMAX émet un signalement à titre indicatif ; la qualification comptable et la décision de provisionnement relèvent du cabinet.
Déclencheurs et actions exposés aux outils d'intégration sans code (Make, Zapier, n8n) : nouvelle créance détectée, relance envoyée, mise en demeure prête. Permet d'articuler RECOVMAX avec les autres outils du cabinet.
Études d'intégration aux outils dominants en cabinet comptable français. Synchronisation des factures et statuts de règlement envisagée. Activation conditionnée à l'accès aux API partenaires et aux modalités contractuelles de chaque éditeur.
Avec la réforme 2026, chaque facture porte un statut normalisé (reçue, approuvée, refusée, en litige, encaissée). Via un connecteur à la plateforme du client, RECOVMAX pourra remonter ce statut pour piloter la relance : relance justifiée sur une facture approuvée, suspension automatique en cas de refus ou de litige, clôture sur encaissement. Activation conditionnée à l'accès aux données de la plateforme agréée. RECOVMAX reste compatible et en aval : ce n'est pas une plateforme de dématérialisation.
Envoi de mise en demeure en Lettre Recommandée AR depuis l'interface (Maileva / La Poste API) pour les créances où la valeur probante physique est nécessaire.
Taxonomie cabinet T-2 (retard < 30 j) · T-3 (mise en demeure) · T-4 (préparation transmission), avec messages pré-rédigés validés. L'étape à échéance est déjà couverte par le rappel avant échéance.
Signalement, à confirmer par le gestionnaire, du moment où une créance devient définitivement irrécouvrable, avec génération du dossier permettant la récupération TVA (art. 272-1 CGI).
Génération d'une annexe « mission accessoire de suivi des relances clients » à inclure dans la lettre de mission annuelle du cabinet (art. 22 ordonnance 45-2138).
Aide à la génération d'un avoir partiel quand la créance est contestée sur un montant précis, en lien avec l'outil de facturation source.
Vue globale « tous mes clients × tous leurs débiteurs » avec indicateurs DSO consolidés pour le titulaire du cabinet ou le DAF externalisé.
Réflexion autour d'un annuaire régional permettant la transmission ordonnée du dossier amiable lorsque cette phase n'aboutit pas. Périmètre et modalités contractuelles à arbitrer en lien avec la profession réglementée des commissaires de justice.
Au-delà de l'e-mail et du courrier postal : envoi par SMS et par recommandé électronique à valeur probante (eIDAS), en complément. Étudié selon l'usage réel et les retours des cibles. Toujours avec validation humaine de chaque envoi, sans envoi en rafale : on relance pour le compte d'un tiers, pas pour soi.
Aujourd'hui l'import se fait par fichier structuré (CSV, Excel, FEC, Factur-X, UBL, CII). La lecture assistée d'une facture en image (PDF scanné, photo) est à l'étude selon la demande, utile quand la donnée source n'est pas exportable proprement.
RECOVMAX évolue par sprints courts. L'objectif n'est pas de couvrir l'exhaustif : éviter l'usine à gaz reste une règle structurante. Les arbitrages suivent quatre principes transparents, indépendants des effets de mode, des annonces concurrentes et des promesses sans engagement.
Les comptes fondateurs orientent la priorisation produit. Lorsqu'un cabinet identifie un cas d'usage critique absent de cette page, sa transmission par écrit ouvre un arbitrage au trimestre suivant, dès lors que le besoin se révèle partagé par plusieurs structures.