Le quotidien d'un office manager multi-entités
L'office manager d'une TPE moderne ne fait plus uniquement de l'accueil et du courrier. Il pilote la facturation, suit les paiements, relance les retards, prépare le terrain pour la comptabilité externalisée. Dès qu'il y a plus d'une entité juridique sur le même périmètre — pluri-activité d'un dirigeant, holding et filiales, groupement de praticiens — la complexité explose :
- Plusieurs IBAN à respecter : aucune erreur n'est permise, sinon c'est une erreur d'imputation comptable
- Plusieurs interlocuteurs débiteurs par client final, parfois le même débiteur sur deux entités à la fois
- Aucun outil de facturation TPE ne gère ce périmètre : Pennylane, Indy, Tiime sont pensés mono-utilisateur, mono-entité
- Le risque juridique du mandat de gestion : sans cadre formalisé, l'office manager engage sa responsabilité
Résultat : la relance est subie, désorganisée, sans traçabilité. Le dirigeant perd en trésorerie et en visibilité.
Ce que RECOVMAX change pour vous
1. Un mandat formalisé par entité créancière
Pour chaque entité juridique que vous pilotez, RECOVMAX génère un mandat de gestion de la phase amiable en PDF, signé par le dirigeant. Vous êtes mandaté(e) dans un cadre clair, vous ne portez aucune responsabilité juridique en tant qu'office manager — vous exécutez sur instruction documentée.
2. Cloisonnement strict entre entités
RECOVMAX utilise une architecture multi-tenant Row Level Security PostgreSQL : chaque entité juridique a son propre espace cloisonné. Vous switchez d'une entité à l'autre depuis l'interface, mais les données ne se mélangent jamais. Les rapports, les MED, les audits trail sont strictement par entité.
3. IBAN du créancier toujours préservé
Le débiteur paie directement sur l'IBAN de l'entité créancière. RECOVMAX ne touche jamais les fonds, ne prélève aucune commission. Vous éliminez tout risque d'erreur d'imputation comptable.
4. Reporting mensuel automatique par entité
Chaque fin de mois, un PDF dédié récapitule les relances, les sommes encaissées, les MED envoyées, les pénalités L.441-10 calculées — par entité. Vous transmettez ce rapport au dirigeant et à l'expert-comptable sans manipulation supplémentaire.
Un mécanique simple : vous gardez la main
Vous validez manuellement chaque envoi de relance. RECOVMAX ne fait pas d'envois automatiques sans votre accord. L'IA Recovo (Anthropic Claude) propose une catégorisation des réponses débiteurs, mais c'est vous qui décidez du statut final du dossier.
L'équation économique pour un office manager
Vous êtes salarié(e) ou freelance externalisé(e). RECOVMAX vous coûte 19 €/mois (tarif fondateur, conservé tant que l'abonnement reste actif, dans les limites du plan). Pour ce prix, vous gérez jusqu'à 50 dossiers actifs répartis sur autant d'entités que nécessaire.
Cas 1 — Salarié(e) interne
Vous facturez ce coût à votre employeur comme outil opérationnel. Vous justifiez par le gain de temps (1-2 jours/mois gagnés) et la rigueur juridique. Coût marginal négligeable pour le dirigeant.
Cas 2 — Office manager externalisé
Vous facturez la prestation de relance en ligne dédiée — 30 à 80 € HT/mois par entité suivie. Pour 3 entités à 50 € = 150 € HT/mois facturés, − 19 € d'outil = 131 € de marge brute additionnelle récurrente.
Cas 3 — Pluri-activité du même dirigeant
Vous facturez forfait global ou par activité. RECOVMAX justifie une refacturation séparée pour la phase amiable, distincte de la facturation administrative classique.
Conformité juridique et RGPD pour office manager
L'office manager qui relance les factures impayées de son employeur (ou de ses employeurs externes) est sous-traitant au sens du RGPD dès lors qu'il traite des données de tiers (débiteurs). RECOVMAX fournit le cadre :
- DPA fourni à la souscription (article 28 RGPD) : avenant signable avec chaque entité
- Hébergement Supabase Frankfurt + Vercel EU : aucun transfert hors UE
- Audit trail append-only : chaque action est tracée, datée, attribuée à l'office manager identifié
- Loi 2026-307 préparée : si une créance doit basculer vers la procédure simplifiée, le dossier est consolidé et transmissible
Questions fréquentes des office managers
Puis-je relancer pour plusieurs entités juridiques avec un seul compte RECOVMAX ?
Oui. Le plan Fondateur RECOVMAX (19 €/mois) couvre jusqu'à 50 dossiers actifs répartis sur autant d'entités créancières que nécessaire. Chaque entité a son espace cloisonné. Vous switchez d'une entité à l'autre depuis votre interface.
Et si l'une de mes entités a un volume très élevé d'impayés ?
Le plan Fondateur couvre 50 créances actives simultanées. Au-delà, contactez-nous pour une offre dédiée. La phase pilote nous permet d'ajuster les limites selon usage réel sans surcoût.
Est-ce que je peux générer un rapport consolidé multi-entités pour le dirigeant ?
À titre indicatif uniquement. RECOVMAX privilégie la séparation stricte des données entre entités. Pour un dashboard EC consolidé multi-mandants, c'est dans la roadmap 2027. Aujourd'hui, vous générez un rapport par entité.
Si je quitte mon poste, comment je transmets les dossiers ?
L'export PDF est exhaustif. Vous pouvez transmettre le rapport mensuel + l'audit trail à votre successeur ou au dirigeant. Le compte RECOVMAX reste rattaché à l'entité, pas à votre personne — le dirigeant peut basculer l'accès à un nouvel office manager sans perte de données.
Comment justifier le coût RECOVMAX en interne ?
Le ROI se mesure simplement : (a) temps gagné estimé 1-2 jours/mois (b) DSO réduit par la rigueur de la relance L.441-10 (c) traçabilité juridique opposable en cas de contestation (d) préparation directe à la procédure simplifiée 2026-307 sans reconstitution d'urgence du dossier.