Le quotidien d'un office manager multi-entités
L'office manager d'une TPE moderne ne fait plus uniquement de l'accueil et du courrier. Il pilote la facturation, suit les paiements, relance les retards, prépare le terrain pour la comptabilité externalisée. Dès qu'il y a plus d'une entité juridique sur le même périmètre : pluri-activité d'un dirigeant, holding et filiales, groupement de praticiens : la complexité explose :
- Plusieurs IBAN à respecter : aucune erreur n'est permise, sinon c'est une erreur d'imputation comptable
- Plusieurs interlocuteurs débiteurs par client final, parfois le même débiteur sur deux entités à la fois
- Aucun outil de facturation TPE ne gère ce périmètre : Pennylane, Indy, Tiime sont pensés mono-utilisateur, mono-entité : il y faut un affichage qui tient plusieurs portefeuilles à l'écran
- Le risque juridique du mandat de gestion : sans cadre formalisé, l'office manager engage sa responsabilité
Résultat : la relance est subie, désorganisée, sans traçabilité. Le dirigeant perd en trésorerie et en visibilité.
Ce que RECOVMAX change pour vous
1. Un mandat formalisé par entité créancière
Pour chaque entité juridique que vous pilotez, RECOVMAX génère un mandat de gestion de la phase amiable en PDF, signé par le dirigeant. Vous agissez comme mandataire de l'entité et répondez de l'exécution de votre mission (articles 1991 et 1992 du Code civil) ; RECOVMAX est un outil. Le mandat fixe le périmètre, la mise en demeure est signée par l'entité créancière : votre engagement se limite à l'exécution fidèle du mandat.
2. Cloisonnement strict entre entités
RECOVMAX utilise une architecture multi-tenant Row Level Security PostgreSQL : chaque entité juridique a son propre espace cloisonné. Vous switchez d'une entité à l'autre depuis l'interface, mais les données ne se mélangent jamais. Les rapports, les MED, les audits trail sont strictement par entité.
3. IBAN du créancier toujours préservé
Le débiteur paie directement sur l'IBAN de l'entité créancière. RECOVMAX ne touche jamais les fonds, ne prélève aucune commission. Vous éliminez tout risque d'erreur d'imputation comptable.
4. Reporting mensuel par entité
Chaque fin de mois, un PDF dédié récapitule les relances, les sommes encaissées, les MED envoyées, les pénalités L.441-10 calculées : par entité. Vous transmettez ce rapport au dirigeant et à l'expert-comptable sans manipulation supplémentaire.
Une mécanique simple : vous gardez la main
Par défaut, chaque relance est préparée par RECOVMAX et validée par vous. L'envoi automatique est une option que vous activez vous-même : il ne concerne que les étapes par e-mail, et seulement pour les entités dont le pouvoir d'agir est enregistré (mandat signé, clause du contrat ou emploi salarié). La mise en demeure ne part jamais automatiquement. L'IA Recovo (Anthropic Claude) propose une catégorisation des réponses débiteurs, mais c'est vous qui décidez du statut final du dossier.
Un outil à votre taille, pas une usine à gaz.
La plupart des logiciels de recouvrement sont conçus pour les directions financières de grandes entreprises : scoring complexe, intégrations lourdes, démonstration commerciale obligatoire, tarif sur devis. RECOVMAX est pensé pour l'office manager qui suit le poste client de plusieurs entités. Le fonctionnement d'un suivi de créances réparti sur plusieurs sociétés y est détaillé.
L'équation économique pour un office manager
Vous êtes salarié(e) ou freelance externalisé(e). RECOVMAX vous coûte 19 €/mois (tarif fondateur, conservé tant que l'abonnement reste actif et payé sans interruption, dans les limites du plan). Pour ce prix, vous suivez jusqu'à 50 entités créancières distinctes, avec un nombre de créances réparties librement entre elles.
Cas 1 : Salarié(e) interne
Vous facturez ce coût à votre employeur comme outil opérationnel, justifié par le temps de suivi et la rigueur juridique. Coût marginal négligeable pour le dirigeant.
Cas 2 : Office manager externalisé
Si vous facturez la phase amiable à part, en ligne dédiée, vous en fixez le tarif : le compte-rendu mensuel de chaque entité la justifie.
Cas 3 : Pluri-activité du même dirigeant
Vous facturez forfait global ou par activité. Le compte-rendu mensuel permet de présenter la phase amiable à part, si vous le souhaitez.
Conformité juridique et RGPD pour office manager
L'office manager qui relance les factures impayées de son employeur (ou de ses employeurs externes) est sous-traitant au sens du RGPD dès lors qu'il traite des données de tiers (débiteurs). RECOVMAX fournit le cadre :
- DPA fourni à la souscription (article 28 RGPD) : avenant signable avec chaque entité
- Base de données hébergée dans l'Union européenne (Francfort) ; les sous-traitants techniques (hébergement applicatif Vercel, envoi d'e-mails Resend, assistant Anthropic) peuvent traiter des données hors UE sous clauses contractuelles types de la Commission européenne
- Audit trail append-only : chaque action est tracée, datée, attribuée à l'office manager identifié
- Loi 2026-307 préparée : le jour où une créance devra basculer vers la procédure simplifiée (décret d'application attendu), le dossier sera consolidé et transmissible
Questions fréquentes des office managers
Puis-je relancer pour plusieurs entités juridiques avec un seul compte RECOVMAX ?
Oui. Le plan Fondateur RECOVMAX (19 €/mois) couvre jusqu'à 50 entités créancières distinctes, avec des créances réparties librement entre elles. Chaque entité a son espace cloisonné. Vous passez d'une entité à l'autre depuis votre interface.
Et si l'une de mes entités a un volume très élevé d'impayés ?
Le nombre de créances est réparti librement entre vos entités : c'est le nombre d'entités créancières (50) et le volume de relances (2 000/mois en accès fondateur) qui cadrent le plan. Pour un usage au-delà, contactez-nous pour une offre dédiée. La période d'ouverture nous permet d'ajuster les limites selon usage réel sans surcoût.
Est-ce que je peux générer un rapport consolidé multi-entités pour le dirigeant ?
À titre indicatif uniquement. RECOVMAX privilégie la séparation stricte des données entre entités. Pour un dashboard EC consolidé multi-mandants, c'est dans la roadmap 2027. Aujourd'hui, vous générez un rapport par entité.
Si je quitte mon poste, comment je transmets les dossiers ?
Le compte RECOVMAX est à votre nom, et chaque entité y a son propre espace. Avant de partir, vous remettez à votre successeur ou au dirigeant le rapport mensuel et l'historique daté de chaque dossier ; la fonction « Fin de mandat » restitue toutes les données d'une entité dans une archive. La reprise par un nouveau compte se prépare avec le fondateur.
Comment justifier le coût RECOVMAX en interne ?
Avec vos propres chiffres : le calculateur du coût du suivi compare le temps que vous y consacrez, tâche par tâche, au prix de RECOVMAX. Côté dossier, chaque relance, appel et promesse est daté, et la mise en demeure est préparée selon le régime du débiteur : les pièces restent rassemblées si une procédure doit suivre.