Comment faire un compte-rendu mensuel des relances de factures pour chacun de mes clients ?
Un compte-rendu utile répond, pour une entreprise cliente et un mois donné, à quatre questions : qu'est-ce qui a été fait (relances envoyées, appels, courriers), qu'est-ce qui a été encaissé, qu'est-ce qui est attendu, et quand (promesses de paiement, échéanciers), et qu'est-ce que le client doit décider (un litige à trancher, une mise en demeure à relire et signer). Il sépare ce qui s'est passé dans le mois de l'état des factures au jour où il est édité, et il donne des faits datés plutôt qu'une note.
À la main, il se construit depuis un tableur tenu à jour tout le mois. Avec un outil de suivi multi-clients comme RECOVMAX, il se prépare depuis les dossiers : un PDF par client, au nom de votre client et au vôtre, à télécharger ou à lui envoyer depuis le cockpit.
Ce que contient le compte-rendu préparé par RECOVMAX
- Quatre chiffres en tête : l'encours, ce que votre client a encaissé dans le mois, le retard moyen pondéré par les montants, et ce qui a été réglé depuis le début du suivi (le taux s'affiche après trois mois de suivi).
- Les règlements convenus pour les trente jours suivants : promesses et échéances d'échéancier pas encore reçues.
- Le mois en chiffres : relances envoyées (chaque message compté une fois), appels passés, paiements reçus, promesses obtenues, échéanciers convenus ; puis les promesses, échéanciers et litiges en cours.
- La comparaison avec le mois précédent, en phrases : encaissé, factures réglées, montant en retard.
- Ce qui bloque et ce qui revient au client : l'ancienneté de l'encours, les litiges en cours avec leur montant, les points qui attendent sa décision.
- Le détail : engagements en cours, dossiers à enjeu (facture, débiteur, montant, retard, situation) et, si vous le choisissez, l'état complet du portefeuille en annexe.
Remis à votre client, à votre nom
- Votre nom, pas celui de l'outil : le document porte le nom et le logo de votre client, la mention « Préparé par » suivie de votre nom, et aucune mention RECOVMAX.
- Des faits : actions, montants, dates. Vos notes internes n'y figurent pas, et aucun score n'y est donné.
- Chaque client le sien : rien ne passe d'une entreprise cliente à l'autre.
- Relu avant l'envoi : vous voyez ce qui partira, puis il part à votre nom vers l'adresse de contact de votre client.
Le faire à la main, avec un tableur
Sans outil dédié, la méthode tient en quatre gestes.
- Une ligne par facture : client, débiteur, numéro, montant, échéance, reste dû.
- Un journal daté de chaque action : relance, appel, réponse, promesse, paiement.
- En fin de mois, filtrer le journal sur le mois pour ce qui a été fait et encaissé, et lire le tableau des factures au jour d'édition pour ce qui reste dû.
- Les décisions attendues du client en tête, puis les chiffres.
Pour deux ou trois clients, la méthode tient. Au-delà, le même travail se refait pour chaque client, chaque mois, à partir de fichiers séparés.
Entre deux comptes-rendus, le lien de suivi
Votre client peut aussi consulter un lien de suivi : l'état de ses factures et le parcours de chacune (relances, appels, courriers, paiements), sans vos notes internes. Voir un exemple de lien de suivi.
Pour qui
Les secrétaires indépendantes, office managers, cabinets et DAF externalisés qui suivent les factures de plusieurs entreprises clientes et leur rendent compte chaque mois. Pour situer les outils entre eux : le comparatif des logiciels de relance client.
Questions fréquentes
Que doit contenir un compte-rendu mensuel des relances ?
Pour une entreprise cliente et un mois donné : ce qui a été fait (relances, appels, courriers), ce qui a été encaissé, ce qui est attendu et à quelle date (promesses, échéanciers), et les décisions qui reviennent au client. Il distingue ce qui s'est passé dans le mois de l'état des factures au jour où il est édité.
Le compte-rendu peut-il porter mon nom plutôt que celui du logiciel ?
Oui. Dans RECOVMAX, le compte-rendu porte le nom et le logo de votre client, la mention « Préparé par » suivie de votre nom, et aucune mention RECOVMAX.
Faut-il attendre la fin du mois pour le préparer ?
Non. Préparé en cours de mois, il compare la période écoulée à la même période du mois précédent, et l'indique. Un suivi commencé après le début du mois précédent n'est pas comparé.
Peut-on facturer ce suivi au client ?
C'est votre contrat avec lui qui le fixe. RECOVMAX ne prélève rien sur votre tarif ni sur les sommes encaissées, et le compte-rendu mensuel sert de trace du travail fait dans le mois.