Après l'émission des factures dans Pennylane, quel outil pour les relances, les promesses et les litiges ?
Pennylane permet déjà de relancer par e-mail, à la main ou par séquences réglées pour tout ou partie de vos clients (centre d'aide Pennylane, rubrique « Envois et relances »). Ce qui reste à organiser se joue dossier par dossier : la réponse du débiteur, la promesse datée et sa vérification le lendemain, le litige qui suspend la relance, l'appel à préparer, puis le compte-rendu à remettre au client.
RECOVMAX tient ce suivi pour chaque entreprise cliente, à part, dans un même cockpit. Vous gardez la main : le message exact se relit avant l'envoi, et la mise en demeure est préparée pour que votre client la relise et la signe.
Ce que vous faites dans chaque outil
Dans Pennylane
Émettre et envoyer les factures de votre client, tenir sa comptabilité, rapprocher les règlements. Relancer par e-mail, à la main ou par séquences.
Dans RECOVMAX
Pour chaque facture en retard : la réponse du débiteur, la promesse datée et sa vérification, le litige qui suspend la relance ; un compte-rendu mensuel par entreprise, à votre nom.
Comment les factures arrivent dans RECOVMAX
- Connexion directe : votre client sous Pennylane, en offre Essentiel ou supérieure, crée lui-même sa clé de lecture depuis un lien sécurisé. Vous ne manipulez jamais la clé.
- Paiements à jour : pour un client connecté, synchronisation chaque nuit, et facture relue dans Pennylane avant chaque relance ; réglée, annulée ou contestée, la relance est retenue.
- Sans connexion : l'export Excel ou CSV de Pennylane, ou le FEC du logiciel comptable. Un paiement saisi dans le dossier arrête la séquence.
- Chaque client à part : factures, débiteurs, IBAN et historique de chaque entreprise restent cloisonnés ; rien ne passe d'un client à l'autre.
RECOVMAX se connecte à Pennylane en lecture seule, par une clé que votre client crée lui-même, sans partenariat ni relation commerciale avec Pennylane. Pennylane est une marque déposée par son propriétaire.
Pour qui
Les secrétaires indépendantes, office managers, cabinets et DAF externalisés qui suivent les factures de plusieurs entreprises clientes, dont certaines sont sous Pennylane. Le suivi se présente au client chaque mois : relances envoyées, réponses, promesses, sommes reçues, et les décisions qui lui reviennent. Voir un exemple de compte-rendu (PDF).
Questions fréquentes
RECOVMAX remplace-t-il Pennylane ?
Non. Pennylane reste l'outil où les factures sont émises et la comptabilité tenue. RECOVMAX sert après l'émission : le suivi des factures en retard, entreprise cliente par entreprise cliente, jusqu'au compte-rendu mensuel.
Faut-il que mon client ait une offre Pennylane particulière ?
Pour la connexion directe, l'offre Essentiel ou supérieure : c'est votre client qui crée lui-même sa clé de lecture, depuis un lien sécurisé ; vous ne la manipulez jamais. Sans connexion, l'export Excel ou CSV de Pennylane, ou le FEC du logiciel comptable, suffit.
Que se passe-t-il si la facture est réglée entre deux relances ?
Pour un client connecté, chaque facture est relue dans Pennylane avant toute relance. Pour un import par fichier, le paiement se saisit dans le dossier, et un paiement saisi arrête la séquence.
Et si le débiteur conteste la facture ?
Le litige se déclare dans le dossier et suspend la relance ; la partie non contestée peut être réclamée seule. Le motif se note au dossier ; le compte-rendu indique le litige et son montant, et vous en exposez le motif à votre client.