La plateforme de votre client affiche « Rejetée » sur une facture, « Refusée » sur une autre, et la même question arrive : faut-il relancer ? Dans les deux cas, non. Mais pas pour la même raison, et la suite diffère : une facture rejetée se corrige et se réémet ; une facture refusée se tranche avec le débiteur. Dans ce guide, « votre client » désigne l'entreprise dont vous suivez les factures, l'émetteur ; « le débiteur », son client, destinataire de la facture.
L'essentiel
- Rejetée : la facture n'a pas passé le contrôle d'une plateforme. Elle est réputée non reçue : elle se corrige et se réémet, en principe sous un nouveau numéro, et c'est l'échéance de la facture réémise qui sert de référence.
- Refusée : la facture est arrivée et le destinataire la conteste. Votre client tranche : avoir et nouvelle facture, ou facture maintenue et réponse au motif. Le refus n'éteint pas la créance.
- Dans les deux cas, la relance attend. Un statut vide ne bloque rien : « Approuvée » n'est pas un statut obligatoire.
Quatre statuts obligatoires, deux qui se ressemblent
Chaque facture électronique a un cycle de vie : des statuts, échangés entre plateformes, qui disent où elle en est. Quatre sont obligatoires : Déposée, Rejetée, Refusée et Encaissée. Les autres, dont « Approuvée », « En litige » et « Suspendue », sont facultatifs : une plateforme peut ne pas les gérer, un destinataire peut ne jamais les envoyer. Le calendrier de la réforme et la liste des statuts : facturation électronique 2026 et impayés.
« Rejetée » et « Refusée » se ressemblent à l'écrit et diffèrent sur presque tout le reste :
| Statut | Qui le pose | Pourquoi | Ce que devient la facture | Ce que fait votre client |
|---|---|---|---|---|
| Rejetée | une plateforme, d'émission ou de réception | contrôle technique ou de forme non passé | réputée non reçue | corrige et réémet |
| Refusée | le destinataire | contestation sur le fond | reçue, contestée | tranche : avoir et nouvelle facture, ou maintien et réponse |
Rejetée : la facture n'est jamais arrivée
Le rejet sanctionne un contrôle qu'une plateforme n'a pas validé : format, donnée obligatoire absente ou incohérente, SIREN du destinataire erroné, destinataire introuvable, numéro déjà utilisé. La facture s'arrête là. Elle est réputée non reçue (certains écrivent non émise : pour la suite, cela revient au même). Elle n'a produit aucun effet chez le débiteur, et il n'y a rien à relancer sur cette facture.
Votre client corrige la cause, puis réémet. Pour le numéro, les pratiques publiées divergent : certaines admettent une réémission à l'identique après une correction purement technique, à condition de la tracer ; d'autres recommandent un nouveau numéro, d'autant qu'un numéro déjà utilisé est lui-même un motif de rejet. La pratique la plus sûre est un nouveau numéro, sauf indication contraire de la plateforme ou de l'expert-comptable de votre client.
Reste l'échéance. Entre professionnels, les pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture (article L441-10 II du Code de commerce). Si la facture rejetée est réputée non reçue, la date de référence est celle de la facture réémise : c'est d'elle que partent les relances et, s'il y a lieu, les pénalités. Selon les conditions de paiement du contrat, cette date bouge ou non : un délai compté depuis l'exécution de la prestation ne dépend pas de la date d'émission. C'est une déduction des textes, que l'expert-comptable de votre client peut confirmer.
Exemple. La facture F-118, 3 600 € TTC, émise le 2 novembre, est rejetée le lendemain : SIREN du destinataire erroné. Votre client corrige et réémet le 5 novembre sous le numéro F-121, échéance au 5 décembre selon ses conditions de paiement. F-118 ne se relance jamais ; F-121 se relance à partir du 5 décembre.
Refusée : la facture est arrivée, le débiteur la conteste
Le refus vient du destinataire, sur une facture qui a passé les contrôles et qu'il a reçue. Il porte sur le fond : prix différent du devis, quantité, commande inconnue, prestation contestée, et s'accompagne d'un motif. Une facture refusée sort du circuit : la redéposer à l'identique créerait un doublon.
La décision revient à votre client, qui a deux voies :
- Le débiteur a raison, en tout ou en partie : un avoir annule la facture, et une nouvelle facture, sous un nouveau numéro, porte le bon montant.
- Votre client maintient sa facture : il répond au motif, pièces à l'appui (devis signé, bon de commande, preuve de livraison ou d'exécution), en dehors du circuit de facturation. LegiFiscal décrit cette voie et en signale la conséquence : la TVA de la facture refusée sort des données préremplies, ce qui crée un écart à régulariser. L'expert-comptable de votre client est l'interlocuteur sur ce point.
Exemple. La facture F-130, 2 400 € TTC, est refusée avec le motif « prix différent du devis ». Le devis signé indique 2 400 €. Votre client maintient la facture et répond au débiteur, devis joint. Si le devis avait indiqué 2 200 €, la suite aurait été un avoir de 2 400 € et une nouvelle facture de 2 200 €.
Quand le débiteur ne conteste qu'une partie de la facture, le statut « En litige » décrit mieux la situation qu'un refus en bloc : la part contestée se met de côté avec son motif, et la part que personne ne discute peut se réclamer à part.
Le refus n'éteint pas la créance
Le statut « Refusée » dit ce que pense le destinataire ; il ne tranche pas le différend. La créance naît de la vente ou de la prestation, pas du statut de la facture : si la prestation a été fournie au prix convenu, elle reste due, et le désaccord se règle comme toute contestation, par l'échange, la preuve et, au besoin, le juge.
Deux conséquences pratiques. Tant que votre client n'a pas décidé, il n'y a rien à relancer : réclamer un paiement contesté sans répondre au motif ne fait qu'allonger le désaccord. Et une fois la facture maintenue et la réponse envoyée, la suite relève du traitement d'un litige, avec une date de revue, plutôt que d'une relance ordinaire.
Reste la question de l'échéance. Une facture maintenue a bien été reçue : elle garde la sienne. Réclamer des pénalités sur une facture que le débiteur conteste est en revanche une décision de votre client, à prendre une fois le différend tranché.
Ce qu'en fait le suivi des relances
Trois règles suffisent.
- Rejetée et Refusée suspendent la relance. Pour la première, il n'existe pas de facture sur laquelle fonder la demande ; pour la seconde, une décision de votre client est attendue. La relance reprend sur la facture réémise ; pour une facture maintenue, une fois la réponse donnée au débiteur, la suite se traite comme un litige.
- Un statut vide ne bloque rien. « Approuvée » n'est pas obligatoire : une facture peut ne jamais en recevoir. Son absence ne prouve ni un accord ni un refus, et la facture se relance à son échéance, comme avant. À l'inverse, « Approuvée » dit que le débiteur valide la facture, pas qu'il l'a payée : à l'échéance, une facture approuvée et impayée se relance comme les autres.
- Les statuts facultatifs comptent quand ils arrivent. « En litige » signale une contestation, parfois partielle : la part contestée attend son traitement, le reste peut se réclamer. « Suspendue » signale une pièce attendue par le débiteur : la réponse est la pièce, pas une relance de plus.
Vous suivez plusieurs entreprises : quoi dire à votre client
Chaque client reçoit les statuts sur sa propre plateforme. Convenez avec chacun de la façon dont ils vous parviennent, et notez dans le dossier la date de chaque statut. Puis, un message par cas, avec une seule demande.
Facture rejetée
La facture [numéro] n'a pas été reçue par [débiteur] : la plateforme l'a rejetée pour [motif]. Elle est à corriger et à réémettre, de préférence sous un nouveau numéro. Merci d'indiquer le numéro et l'échéance de la facture réémise : les relances partiront de cette date.
Facture refusée
[Débiteur] a refusé la facture [numéro], motif : [motif]. Deux suites possibles : un avoir et une nouvelle facture, si le motif est fondé ; ou le maintien de la facture, avec une réponse au débiteur et les pièces qui l'appuient. La relance attend votre décision.
Si la contestation porte sur l'exécution du contrat et que l'enjeu le justifie, le conseil de votre client, avocat ou expert-comptable, est l'interlocuteur.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre une facture rejetée et une facture refusée ?
Une facture rejetée a été arrêtée par une plateforme, faute d'avoir passé un contrôle technique ou de forme : elle est réputée non reçue, et se corrige puis se réémet. Une facture refusée est arrivée chez le destinataire, qui la conteste sur le fond : l'émetteur choisit alors entre un avoir suivi d'une nouvelle facture et le maintien de la facture, avec une réponse au motif.
Faut-il un nouveau numéro pour réémettre une facture rejetée ?
Les pratiques publiées divergent : certaines admettent une réémission à l'identique après une correction purement technique, d'autres recommandent un nouveau numéro, un numéro déjà utilisé étant lui-même un motif de rejet. La pratique la plus sûre est un nouveau numéro, sauf indication contraire de la plateforme ou de l'expert-comptable.
Une facture refusée est-elle encore due ?
Le refus exprime la position du destinataire ; il ne tranche pas le différend. Si la prestation a été fournie au prix convenu, la créance subsiste, et l'émetteur peut maintenir sa facture en répondant au motif. Si le motif est fondé, un avoir annule la facture et une nouvelle facture porte le bon montant.
Faut-il relancer une facture qui n'a pas le statut « Approuvée » ?
Oui, à son échéance, comme avant. « Approuvée » n'est pas un statut obligatoire : son absence ne prouve ni un accord ni un refus. Seuls les statuts qui signalent un problème, comme « Rejetée » ou « Refusée », justifient de suspendre la relance.
Faire la différence vous revient, et RECOVMAX en tient compte : une facture refusée ou rejetée sort des relances et rejoint « Relances suspendues : à débloquer » jusqu'à ce que la cause soit levée, et un statut non renseigné ne bloque rien.