En tant qu'independant, relancer un client pour une facture impayee est l'une des taches les plus desagreables du quotidien. Pourtant, c'est indispensable : en France, les retards de paiement representent en moyenne 12 jours au-dela de l'echeance contractuelle, et 25 % des faillites de TPE sont directement liees a des impayes.
Le probleme ? On ne sait jamais quel ton adopter. Trop doux, le client repousse encore. Trop dur, on risque de deteriorer la relation commerciale. Voici 5 modeles d'email de relance adaptes a chaque etape du recouvrement amiable, du premier rappel courtois jusqu'a la derniere chance avant action judiciaire.
Avant de relancer : les bonnes pratiques
Avant d'envoyer votre premier email de relance, quelques reflexes essentiels vous feront gagner du temps et renforceront l'efficacite de vos messages :
- Verifiez vos informations : numero de facture, montant exact, date d'echeance, coordonnees du client. Une erreur dans votre relance affaiblit votre credibilite.
- Joignez toujours la facture : votre client a peut-etre simplement egare le document. Facilitez-lui la tache en rattachant le PDF a chaque email.
- Gardez une trace ecrite : chaque relance doit etre archivee. En cas de litige, votre historique de relances constitue une preuve de votre bonne foi.
- Respectez un calendrier progressif : J+7, J+15, J+30, J+45, J+60. Chaque etape monte en fermete tout en restant dans le cadre amiable.
- Personnalisez le message : un email generique a moins d'impact qu'un message qui nomme le projet concerne et cite les details precis de la prestation.
L'article L441-10 du Code de commerce autorise le creancier a appliquer des penalites de retard des le lendemain de la date d'echeance, sans qu'un rappel prealable soit necessaire. Cependant, une relance amiable bien menee augmente considerablement vos chances de recouvrement sans recourir a la justice.
1 Premier rappel courtois (J+7)
Contexte
La date d'echeance est passee depuis quelques jours. Il s'agit peut-etre d'un simple oubli. L'objectif est de rappeler la facture de maniere professionnelle, sans agressivite, en laissant la porte ouverte a un reglement rapide.
Objet de l'email
Facture [NUMERO] — Rappel de paiement
Bonjour [PRENOM],
J'espere que vous allez bien.
Je me permets de revenir vers vous concernant la facture n°[NUMERO] d'un montant de [MONTANT] € TTC, emise le [DATE_EMISSION] et dont l'echeance etait fixee au [DATE_ECHEANCE].
Sauf erreur de ma part, je n'ai pas encore enregistre le reglement correspondant. Il est possible que ce paiement soit en cours de traitement, auquel cas je vous prie de ne pas tenir compte de ce message.
Dans le cas contraire, pourriez-vous me confirmer la date de reglement prevue ? Vous trouverez la facture en piece jointe pour faciliter le traitement.
Je reste a votre disposition pour toute question.
Bien cordialement,
[VOTRE_NOM]
[VOTRE_SOCIETE]
2 Relance ferme mais cordiale (J+15)
Contexte
Votre premier rappel est reste sans reponse. Deux semaines se sont ecoulees depuis l'echeance. Le ton monte d'un cran : vous rappelez l'obligation de paiement tout en restant professionnel.
Objet de l'email
Relance — Facture [NUMERO] en attente de reglement
Bonjour [PRENOM],
Je fais suite a mon precedent email du [DATE_PREMIER_RAPPEL] concernant la facture n°[NUMERO] d'un montant de [MONTANT] € TTC.
A ce jour, cette facture reste impayee. L'echeance etait fixee au [DATE_ECHEANCE], soit il y a desormais [NOMBRE] jours.
Je comprends que des contraintes de tresorerie puissent survenir. Si c'est le cas, je vous invite a me contacter afin que nous puissions convenir ensemble d'un echeancier de paiement adapte.
Sans retour de votre part sous 5 jours ouvrables, je serai contraint de poursuivre la procedure de recouvrement conformement a nos conditions generales.
Vous trouverez la facture en piece jointe.
Cordialement,
[VOTRE_NOM]
[VOTRE_SOCIETE]
3 Relance avec mention des penalites (J+30)
Contexte
Un mois s'est ecoule. Il est temps de rappeler au client les consequences legales du retard : penalites de retard et indemnite forfaitaire de recouvrement. Vous restez dans le cadre amiable mais vous montrez que vous connaissez vos droits.
Objet de l'email
Facture [NUMERO] — Retard de paiement et penalites applicables
Bonjour [PRENOM],
Malgre mes precedentes relances des [DATES_RELANCES], la facture n°[NUMERO] d'un montant de [MONTANT] € TTC demeure impayee a ce jour.
Conformement a l'article L441-10 du Code de commerce et a nos conditions generales de vente, je vous informe que ce retard de paiement entraine de plein droit :
• Des penalites de retard au taux de [TAUX] % (taux BCE + 10 points), soit [MONTANT_PENALITES] € a la date de ce courrier ;
• Une indemnite forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (article D441-5 du Code de commerce).
Le montant total du est donc de [MONTANT_TOTAL] €.
Je vous invite a proceder au reglement dans les meilleurs delais. A defaut de paiement sous 8 jours, je me verrai dans l'obligation d'engager une procedure de recouvrement formelle.
Cordialement,
[VOTRE_NOM]
[VOTRE_SOCIETE]
Les penalites de retard sont exigibles de plein droit, sans mise en demeure prealable (article L441-10 C. com.). L'indemnite forfaitaire de 40 € est due pour chaque facture en retard. Mentionner ces elements dans votre relance demontre votre connaissance du cadre legal et incite le debiteur a reagir.
4 Pre-mise en demeure (J+45)
Contexte
Quarante-cinq jours sans paiement ni reponse. Ce courrier annonce clairement l'etape suivante : la mise en demeure formelle par courrier recommande. C'est souvent l'email qui declenche enfin une reaction du debiteur.
Objet de l'email
URGENT — Facture [NUMERO] : derniere relance avant mise en demeure
Bonjour [PRENOM],
Je constate avec regret que, malgre mes multiples relances (les [DATES_RELANCES]), la facture n°[NUMERO] d'un montant initial de [MONTANT] € TTC reste impayee depuis le [DATE_ECHEANCE].
Le montant total de la creance, penalites de retard et indemnite forfaitaire de recouvrement incluses, s'eleve desormais a [MONTANT_TOTAL] €.
Par le present email, je vous informe que sans reglement integralement recu sous 8 jours calendaires, j'adresserai une mise en demeure par lettre recommandee avec accuse de reception. Cette etape constituera le prealable obligatoire a toute action judiciaire.
Je reste neanmoins ouvert au dialogue. Si vous rencontrez des difficultes, contactez-moi dans les plus brefs delais afin que nous trouvions une solution amiable.
Dans l'attente de votre retour,
[VOTRE_NOM]
[VOTRE_SOCIETE]
5 Derniere chance avant action judiciaire (J+60)
Contexte
Deux mois d'impayes. La mise en demeure a ete envoyee (ou va l'etre). Cet email est la toute derniere tentative de resolution amiable. Le ton est grave, factuel et sans ambiguite.
Objet de l'email
Facture [NUMERO] — Derniere tentative de resolution amiable
[PRENOM],
Le present message constitue ma derniere tentative de resolution amiable concernant la facture n°[NUMERO], impayee depuis le [DATE_ECHEANCE].
Recapitulatif de la creance :
• Montant principal : [MONTANT] € TTC
• Penalites de retard : [MONTANT_PENALITES] €
• Indemnite forfaitaire de recouvrement : 40,00 €
• Total du : [MONTANT_TOTAL] €
Mes precedentes relances des [DATES_RELANCES] ainsi que ma mise en demeure du [DATE_MED] sont restees sans effet.
Sans reglement integral sous 5 jours ouvrables, je transmettrai le dossier a [mon conseil juridique / un cabinet de recouvrement / le tribunal competent] pour engager une procedure de recouvrement judiciaire (injonction de payer).
Je vous rappelle que la procedure d'injonction de payer aupres du tribunal de commerce est simplifiee et peu couteuse pour le creancier, et que les frais de justice seront a votre charge en cas de condamnation.
Il est encore temps de regler cette situation a l'amiable. Je reste joignable par retour d'email ou par telephone au [TELEPHONE].
[VOTRE_NOM]
[VOTRE_SOCIETE]
Recapitulatif : quel modele utiliser et quand ?
Voici un tableau recapitulatif pour choisir le bon modele selon le nombre de jours de retard :
| Etape | Delai | Ton | Objectif |
|---|---|---|---|
| Modele 1 | J+7 | Courtois | Rappeler la facture, verifier l'oubli |
| Modele 2 | J+15 | Ferme mais cordial | Proposer un echeancier, fixer un delai |
| Modele 3 | J+30 | Ferme, legal | Mentionner les penalites de retard |
| Modele 4 | J+45 | Grave, urgent | Annoncer la mise en demeure |
| Modele 5 | J+60 | Ultime | Derniere chance avant action judiciaire |
Les erreurs a eviter dans vos relances
Meme avec de bons modeles, certaines erreurs courantes peuvent reduire l'efficacite de vos relances ou vous mettre en difficulte :
- Relancer trop tard : plus vous attendez, plus le risque d'impaye definitif augmente. Programmez vos relances des le lendemain de l'echeance.
- Etre trop agressif des le premier email : un ton accusateur cree un blocage. Le premier rappel doit toujours laisser la possibilite d'un oubli.
- Ne pas joindre la facture : c'est l'excuse la plus frequente des mauvais payeurs. Rattachez systematiquement le document a chaque relance.
- Menacer sans agir : si vous annoncez une mise en demeure, envoyez-la reellement. Des menaces non suivies d'effet detruisent votre credibilite.
- Ne pas archiver les relances : en cas de procedure judiciaire, l'historique de vos relances demontre votre bonne foi et le caractere avere de la creance.
- Oublier les mentions legales : l'article L441-10 du Code de commerce, le taux de penalites et l'indemnite forfaitaire de 40 € doivent figurer dans vos CGV et etre rappeles dans vos relances a partir du modele 3.
Automatiser vos relances pour ne plus y penser
Copier-coller ces modeles fonctionne, mais cela reste une tache manuelle, chronophage et sujette aux oublis. En tant qu'independant, votre temps est precieux. Chaque minute passee a relancer un client est une minute que vous ne consacrez pas a votre coeur de metier.
C'est exactement pour cela que RECOV a ete concu. L'outil genere automatiquement vos emails de relance en adaptant le ton et les mentions legales a chaque etape du recouvrement. Vous n'avez qu'a renseigner les informations de la facture : RECOV se charge du reste.
- Emails personnalises automatiquement avec le bon ton a chaque etape
- Calcul automatique des penalites de retard et de l'indemnite forfaitaire
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Arretez de perdre du temps a relancer manuellement
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